Hablar de software para empresas en tu negocio o de la irrupción de la tecnología en nuestra vida empresarial no solo hace referencia a los paquetes básicos que ofrecen con las computadoras y las redes sociales.
Este es un tema que debe comprender un espectro mucho más amplio en el que se pueden ver inmiscuidos desde tu trato y relación con el cliente hasta la toma de decisiones que se nos presentan en ocasiones especiales y en el día a día.
Es verdad que uno de los temas que hace compleja a una compañía es la cantidad y variedad de procesos, ámbitos y áreas que se pueden llegar a tener y desarrollar dentro de la misma. Producción, Contabilidad, Tesorería, Trato con el cliente, entre otros son realidades a las que se deben enfrentar los negocios y que pueden ser gestionadas desde un ERP.
Pero, ¿Qué es un ERP?
ERP son las siglas de las palabras en inglés Enterprise Resource Planning y podría definirse como una arquitectura de software que integra la información de distintas funciones de la empresa. Estos tienen gran capacidad de adaptación, modularidad, universalidad y capacidad para realizar interfaces con los demás software para empresas que sean manejados dentro de la organización. Es de los software para empresas más usados por las grandes compañías.
Algunos de los procesos que pueden manejarse dentro de este tipo de software son:
- Contabilidad General
- Activos fijos
- Proveedores
- Tesorería
- Gestión de Ventas
- Caja y Bancos
- Gestión de Compras
- Gestión de Almacenamiento
- Producción y costos
- Comercio exterior
- Recursos humanos
- Inventarios
Objetivos de los ERP
La función principal con el desarrollo de esta herramienta es da apoyo a los clientes, con respuestas rápidas y eficientes, la disminución de los costos totales, el apoyo al proceso de la toma de decisiones y en general, brindar mayor organización a la compañía.
A nivel estratégico
Se busca mejorar la productividad, la calidad de todos y cada uno de los procesos. También se espera optimizar la tarea del servicio al cliente y la ya mencionada reducción de costos.
A nivel operativo y cotidiano
Las resultados con los que podemos tener expectativa son la optimización de los procesos, la ayuda en la toma de decisiones diaria, el acceso a la información y la comunicación de la misma de forma precisa, la convergencia entre diferentes bases de datos con la integración de éstas y la reducción en tiempos de trabajo y proceso.
Características de los ERP
- Se tienen en cuenta muchos detalles. Son íntegros y complejos per se.
- Son manejables, prácticos y al ser una herramienta de apoyo, permite la flexibilidad en su desarrollo y aplicación.
- Como he enumerado antes, pueden inmiscuirse la mayoría de procesos que se manejan en nuestro negocio. Lo que si se debe tener en cuenta es que hay que incluir como mínimo los módulos de finanzas, producción, ventas, relación con clientes (CRM) y Data warehouse (Bases de datos) para que el software sea eficiente.
- Permiten la alta interacción entre procesos internos y externos.
- Dan paso a la simulación de situaciones o realidades.
- Son adaptables a cualquier tipo de organización.
- Da soporte a las demás funciones de nuestro ecosistema empresarial.
Implementación de un ERP
Bien sea porque ya estás trabajando en uno, por simple información o porque deseas tenerlo en tu negocio, hay que tener en cuenta que esta herramienta brinda a la compañía mayor competitividad, es ideal para la eventual necesidad de optimización de procesos y desarrolla la integración de los diferentes software que ya se manejen, por lo cual debería ser suficiente motivación para el mantenimiento de un ERP o la adquisición del mismo.
Fases de implementación
- Análisis de la realidad empresarial y diseño ajustado a las necesidades encontradas.
- Definición del proyecto. Enlistar los pasos a seguir.
- Presentación y comunicación.
- Explicación de términos y condiciones. Dilucidación de requisitos.
- Elección de una solución eficiente. Adquisición del software óptimo para nuestra compañía y puesta en marcha.
Puede que nos encontremos en el mejor momento de nuestra vida empresarial o bien, en una confusión y con una vista poco optimista sobre el futuro de nuestro negocio, es quizá un ERP la herramienta más potente para darle mayor organización a la compañía en la que estamos y en la situación en la que se encuentre.